Workflow-E-Mails hinzufügen

Rechnungen können einfach per E-Mail hochgeladen werden. Sie können mehrere Postfächer für den E-Mail-Upload einrichten. Sie können jedem Postfach einen Workflow zuweisen, sodass die Rechnungen direkt in den richtigen Prozess gelangen können.

Hinweis: Bevor Sie ein Upload-Postfach einrichten, das Sie mit einem Workflow verbinden möchten, muss dieser Workflow erstellt werden.

Upload-E-Mail-Adresse mit Workflow-Verbindung hinzufügen

1. Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Workflow E-Mails)
2. Klicken Sie auf *+Mail-Empfänger
3. Geben Sie einen Namen für den E-Mail-Empfänger ein Beispiel: Marketing_Junes_Consulting@docs.smacc.io Hinweis: Sie können den Namen der Upload-Adresse nicht vollständig bearbeiten. Wir müssen sicherstellen, dass jede E-Mail-Adresse eindeutig ist, sodass ein bestimmter Teil der E-Mail-Adresse nicht geändert werden kann.
4. Optional: Fügen Sie im Feld Vom Benutzer verwaltet einen Benutzer hinzu. Dieser Benutzer verwaltet das Postfach und wird bei Problemen benachrichtigt. Wenn kein Benutzer angegeben ist, wird der Absender der E-Mail benachrichtigt. Beispiel: Der Benutzer sendet versehentlich eine Excel-Datei anstelle des PDF-Formats. Der Benutzer wird darüber informiert, dass die Datei nicht verarbeitet werden kann.
5. Optional: Fügen Sie ein Zip-Passwort hinzu. Dies ist hilfreich, wenn Sie passwortgeschützte ZIP-Dateien hochladen möchten. Nur wenn das richtige Passwort eingegeben wird, ist das System in der Lage, die Datei zu entpacken und die Dokumente zu verarbeiten.
6. Wählen Sie einen Workflow aus der Dropdown-Liste aus

7. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Die Funktion „E-Mail-Body bearbeiten“ definiert, ob zusätzlich zu den Dokumenten der eingehenden E-Mails auch die E-Mail selbst als Dokument erstellt und zur Genehmigung bereitgestellt werden soll. Wir empfehlen dies nur, wenn viele der Rechnungen nicht als Anhang einer E-Mail beiliegen, sondern sich direkt im E-Mail-Textfeld befinden.

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