Vorgehensweise: Den Dokumentenstatus auf „Halten“ setzen
Es kann immer vorkommen, dass Sie eine Rechnung nicht genehmigen können. Möglicherweise weichen die Preise von den vereinbarten Preisen ab oder die Lieferung erfolgte nicht vollständig. Doch wie können Sie diese Rechnungen verwalten? Für diese Problemdokumente haben wir eine Lösung geschaffen. Sie können diesen Rechnungen einen zusätzlichen Status geben. Transparent für alle Benutzer.
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Öffnen Sie das Dokument
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Klicken Sie auf das 3-Punkte-Menü (unterhalb der Genehmigungsschaltfläche).
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Wählen Sie: „Senden in der Warteschleife“
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Geben Sie eine Notiz ein, warum Sie diese Rechnung zurückstellen möchten. Dieser Hinweis hilft Ihrem Team zu verstehen, warum die Rechnung nicht genehmigt werden kann, und erinnert Sie daran, warum Sie sie nicht genehmigen konnten.
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Optional: Sie können bei „Gesperrtes Datum entfernen“ ein Datum eingeben. Ab diesem Datum wird die Rechnung dann automatisch wieder als offene Aufgabe aufgeführt. Wenn Sie die Rechnung auf den Status „in der Warteschleife“ gesetzt haben, wird sie im Hauptmenü links in dieser Kategorie aufgeführt. Alle Teammitglieder, die eine Ansichtsberechtigung für den Workflow haben, in dem sich das Dokument befindet (Workflow bleibt gleich und wird durch den Status „Angehalten“ nicht verändert!), können das Dokument weiterhin sehen. Für sie wird es auch links in der Kategorie inklusive Ihrer Notiz angezeigt).
Wenn Sie das Dokument wieder in Ihre Aufgaben verschieben möchten, können Sie es öffnen und erneut das 3-Punkte-Menü auswählen. Wählen Sie dieses Mal „Entfernen in der Warteschleife“.