Schlüsselwortgesteuerte Automatisierung
Kombinieren Sie Keywords + OCR und Ihre internen Kontierungslogiken und erleben Sie den Automatisierungsgrad, den Sie sich schon immer gewünscht haben.
So verwenden Sie Schlüsselwörter in SMACC
Beispiel: Einige Ihrer Lieferanten fügen im Feld „Rechnungsempfänger“ den Namen der verantwortlichen Person in Ihrem Unternehmen hinzu. Die Rechnungen Ihres Mitarbeiters „Max Mustermann“ gehören immer zur Kostenstelle Marketing (1000).
Lass es uns automatisieren!
- Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client)
- Wählen Sie Automatisierung
- Klicken Sie auf OCR-Regeln
- Wählen Sie *+Regel
- Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts neben „OCR-Text“ die Option umfasst unter anderem aus.
- Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein (Beispiel: Max Mustermann)
- Klicken Sie auf ENTER
- Wählen Sie im Dropdown dann aus, welcher Wert gefüllt werden soll (Beispiel Kostenstelle)
- Wählen Sie den Wert aus (Beispiel Kostenstelle 1000 – Marketing)
- Klicken Sie auf Speichern
Ergebnis:
Wenn der Name „Max Mustermann“ auf einem Dokument gefunden wird, wird das Feld „Kostenstelle“ jetzt automatisch mit „Marketing – 1000“ gefüllt. Sie müssen dies nicht mehr manuell eingeben, Sie müssen diese Regeln nicht mehr für jeden Lieferanten manuell eingeben .
Keine Sorge: Steht der Name nicht im Rechnungsempfängerblock, sondern an einer anderen Stelle, funktioniert diese Automatisierung trotzdem. Sie müssen Ihre Lieferanten also nicht einzeln darum bitten, den Namen in den Adressblock zu schreiben. Wichtig ist jetzt nur noch, dass es so geschrieben ist, dass OCR es erkennen (erfassen) kann.