Zahllauf
Wählen Sie alle zu übertragenden Rechnungen aus, holen Sie die Genehmigung ein und zahlen Sie pünktlich. So einfach ist der Zahlungslauf mit SMACC. Hier finden Sie die vollständige Anleitung zur Arbeit mit dem Zahllauf:
Hinweis: Um einen Zahlungslauf anzulegen, zu ändern oder zu löschen, benötigen Sie die entsprechende Berechtigung (Rolle).
Benutzerrollen, die standardmäßig Zugriff auf den Zahlungsverkehr haben:
- Eigentümer/Administrator
- Buchhalter
- Schatzmeister (Achtung: zusätzliche Rolle)
Genehmigungsprozess für Zahlungsläufe konfigurieren
- Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
- Durchsuchen Sie den Workflow paymentRun (Dieser Prozess ist standardmäßig vom Tool verfügbar)
- Fügen Sie den erforderlichen Prozess hinzu
- Klicken Sie auf Speichern
Hinweis: Wenn Sie keinen Vorgang eingeben, wird der Zahlungslauf automatisch genehmigt, ohne dass der Benutzer eine weitere Überprüfung durchführt.
Beispielgenehmigungsprozess für Zahlungsläufe
Wenn der Gesamtbetrag größer als 10.000 ist Genehmigung von Benutzer 1 und Benutzer 2 Wenn der Gesamtbetrag weniger als 10.000 beträgt Genehmigung von Benutzer 1
Erstellen Sie einen Zahlungslauf
- Klicken Sie auf Zahlungslauf
- Wählen Sie Alle Verbindlichkeiten
- Optional: Verwenden Sie die Filter
- Wählen Sie die Rechnungen aus, die per Banküberweisung bezahlt werden sollen
- Klicken Sie auf Neuer Zahlungslauf
- Überprüfen Sie die Angabe „Bankkonto“. Dies ist Ihr Bankkonto, das für die Zahlungen verwendet wird. Wenn Sie mehr als ein Bankkonto gespeichert haben, können Sie das Konto ändern.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden
Symboluhr: Diese Rechnung ist nun fällig oder sogar bereits überfällig.
Kreuzsymbol: Diese Rechnung kann nicht in einen Zahlungslauf einbezogen werden. Mögliche Gründe: Rechnung ist noch nicht freigegeben oder wesentliche Angaben wie Bankdaten fehlen. Bewegen Sie Ihren Mauszeiger auf das Kreuzsymbol, um weitere Informationen zu erhalten.
Einen Zahlungslauf genehmigen oder ablehnen
- Öffnen Sie den Zahlungslauf, der auf Ihre Genehmigung wartet (z. B. über das Dashboard).
- Klicken Sie auf Genehmigen oder Ablehnen
Einen Zahlungslauf ändern
Um einen Zahlungslauf zu ändern, muss dieser zurückgesetzt werden. Danach können Rechnungen entfernt oder hinzugefügt werden. Anschließend muss der Zahllauf erneut genehmigt werden.
Einen Zahlungslauf löschen
Sie haben einen Zahlungslauf erstellt, zur Genehmigung gesendet und möchten ihn nun löschen:
- Klicken Sie auf Zahlungslauf
- Wählen Sie Meine Zahlungsläufe
- Wählen Sie den Zahlungslauf aus
- Wählen Sie das 3-Punkte-Menü und wählen Sie Löschen.
Sie haben einen Zahlungslauf zur Genehmigung erhalten und möchten Folgendes löschen:
- Öffnen Sie den Zahlungslauf, der auf Ihre Genehmigung wartet (z. B. über das Dashboard).
- Klicken Sie auf Löschen
Teilzahlungen in einem Zahllauf
- Klicken Sie auf Zahlungslauf
- Wählen Sie Alle Verbindlichkeiten
- Optional: Verwenden Sie die Filter
- Wählen Sie die Rechnungen aus, die per Banküberweisung bezahlt werden sollen
- Klicken Sie auf Neuer Zahlungslauf
- Überprüfen Sie die Angabe „Bankkonto“. Dies ist Ihr Bankkonto, das für die Zahlungen verwendet wird. Wenn Sie mehr als ein Bankkonto gespeichert haben, können Sie das Konto ändern.
- Ändern Sie den Zahlungsbetrag (weniger als der Rechnungsbetrag) für die Rechnungen.
- Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden
In der Übersicht Alle Verbindlichkeiten wird weiterhin der Restbetrag angezeigt, ebenso der Hinweis, dass bereits eine Teilzahlung erfolgt ist. Den Restbetrag können Sie in einen späteren Zahllauf einrechnen.