Anleitung: Einen Benutzer löschen

Hinweis: Wenn Sie den Zugriff eines Benutzers vorübergehend deaktivieren möchten, müssen Sie nur die zugewiesenen Rollen entfernen.

Wenn Sie einen Benutzer dauerhaft löschen möchten, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus:

• Wenn dem Benutzer in der Workflow-Konfiguration Rechnungsgenehmigungsaufgaben zugewiesen wurden, entfernen Sie den Benutzer oder weisen Sie die Aufgabe einem anderen Benutzer zu.

  1. Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
  2. Wählen Sie Genehmigungsprozesse

• Öffnen Sie die „Benutzerübersicht“, um zu sehen, ob der Benutzer derzeit offene Aufgaben hat.

  1. Klicken Sie auf Genehmigungsübersicht

  Wenn der Benutzer noch offene Aufgaben hat, haben Sie drei Möglichkeiten:

  • Möglichkeit 1: Stellvertreter für den zu löschenden Benutzer einrichten. Der Stellvertreter (ein oder mehrere andere Benutzer) sieht dann die Rechnungen in seinen offenen Aufgaben und kann diese per Stellvertreter freigeben. Sobald alle offenen Rechnungen des zu löschenden Benutzers freigegeben wurden, können Sie den Benutzer entfernen.

    1. Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Benutzerdefinierte Felder).
    2. Wählen Sie Alias

  • Möglichkeit 2: Setzen Sie die Rechnungen zurück, für die die Freigabe des zu löschenden Benutzers aussteht. Durch den Neustart können die Dokumente auf die neue Konfiguration des Workflows angewendet werden, in dem sich die einzelne Rechnung befindet. Für diese Option ist es zwingend erforderlich, dass der zu löschende Benutzer zunächst in der Workflow-Konfiguration ersetzt oder entfernt wird.

    Hinweis: Durch den Neustart werden alle möglicherweise bereits vorgenommenen Genehmigungen, auch von anderen Benutzern, zurückgesetzt und müssen erneut genehmigt werden.

  • Möglichkeit 3: Leiten Sie die Rechnungen, für die die Freigabe des Benutzers zum Löschen aussteht, an einen anderen Workflow oder an denselben (bereits geänderten) weiter. Durch die Weiterleitung kann die Rechnung die nun geänderte Konfiguration des Workflows anwenden, die den zu löschenden Benutzer nicht mehr enthält.

    Hinweis: Diese Option kann vom aktuellen Genehmiger der Rechnung verwendet werden. Klicken Sie dazu statt auf „Genehmigen“ auf „Weiterleiten“ und wählen Sie im Dropdown einen anderen oder denselben Workflow erneut aus.

Dauerhafte Löschung des Benutzers:

1. Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
2. Wählen Sie Benutzer
3. Wählen Sie den Benutzer aus, der gelöscht werden soll
4. Klicken Sie auf Löschen

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