Duplikatprüfung
Das SMACC-Tool verfügt über eine integrierte Dublettenprüfung. Es erkennt 100 % Duplikate und identifiziert potenzielle Duplikate. Wenn ein 100-prozentiges Duplikat erkannt wird, wird das neue Dokument automatisch in den Ordner „Gelöschte Dokumente“ verschoben und der Benutzer wird darüber informiert. Dabei spielt es keine Rolle, auf welchem Weg die Dokumente hochgeladen werden. Wird ein Dokument das erste Mal per Direkt-Upload und das zweite Mal per E-Mail-Upload hochgeladen, wird es dennoch als Duplikat identifiziert.
Hinweis: Der Abschnitt „Gelöschte Dokumente“ enthält nur inaktive Dokumente. Dadurch wird verhindert, dass eine Rechnung mehrfach in den Genehmigungsprozess oder gar in den Zahlungsbereich gelangt. Dokumente werden niemals dauerhaft gelöscht.
100 % Duplikat
- Dokument wurde mehrfach hochgeladen
- Hashwerte der Dokumente sind identisch
- Das erste im Tool ankommende Dokument bleibt erhalten, alle anderen werden automatisch in den Ordner „Gelöschte Dokumente“ verschoben
Mögliches Duplikat
Potenzielle Duplikate werden anhand der folgenden Kriterien identifiziert:
- Identischer Absender
- Rechnungsnummer identisch
- Rechnungsdatum weicht vom Originalbeleg ab oder Gesamtbeträge weichen vom Originalbeleg ab
Bearbeitung eines 100%-Duplikats
- Öffnen Sie gelöschte Dokumente (Hauptmenü/gelöscht)
- Öffnen Sie das Dokument
- Dropdown Problem mit Duplikaten lösen: Wählen Sie „Dieses Dokument ist kein Duplikat“.
- Das Dokument kann nun im geplanten Prozess bearbeitet werden.
Hinweis: Bitte nehmen Sie doppelte Warnungen immer zu 100 % ernst. Andernfalls kann es zu einer doppelten Rechnungsbearbeitung inklusive Doppelzahlung kommen.
Bearbeitung eines potenziellen Duplikats
- Öffnen Sie das Dokument
- Dropdown Problem mit Duplikaten lösen: Wählen Sie „Dieses Dokument ist kein Duplikat“.
- Das Dokument kann nun im geplanten Prozess bearbeitet werden.
Hinweis: Bitte nehmen Sie doppelte Warnungen immer ernst. Andernfalls kann es zu einer doppelten Rechnungsbearbeitung inklusive Doppelzahlung kommen