Automatisierter Prozess für Abonnements
Alles funktioniert wie von selbst! Lehnen Sie sich zurück und konzentrieren Sie sich auf die wirklich komplexen Dinge. Sie müssen sich nicht jeden Monat die gleichen Rechnungen ansehen. Wir prüfen jede Rechnung Ihres Abonnements. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie die Rechnung zur Genehmigung.
- Automatische Genehmigung für wiederkehrende Rechnungen
- Automatische vorbereitende Buchhaltung
- Automatische Kostenstellenzuordnung
- Rechnungsprüfung auf Unstimmigkeiten
Wie richte ich den Prozess ein?
Vorbereitung: Erstellen Sie zunächst einen Genehmigungsprozess mit automatischer Genehmigung. Gehen Sie zum Erstellen zum Abschnitt „Genehmigungsprozesse“ und fügen Sie einen neuen Genehmigungsprozess hinzu. In diesem Genehmigungsprozess geben Sie keine Schritte ein. Sie können diesen Genehmigungsprozess für alle Abonnementeinstellungen in den verschiedenen Lieferantenprofilen verwenden. Sie müssen nicht für jeden Lieferanten ein neues anlegen.
Abonnement/Wiederkehrende Rechnungen
- Öffnen Sie das Lieferantenprofil (Hauptmenü/Lieferant)
- Wählen Sie die Kategorie „Standard-Genehmigungsablauf“
- Klicken Sie auf „+ Bedingung“
- Wählen Sie in der Dropdown-Bedingung „Bruttobetrag“ aus und geben Sie den monatlichen Betrag ein
Hinweis: Sie können anstelle von Festbeträgen auch mit Betragsbereichen arbeiten
- Wählen Sie in der Dropdown-Bedingung „Währung“ aus und geben Sie die übliche Währung der Rechnungen ein
- Wählen Sie in der Dropdown-Bedingung „Methode“ aus und geben Sie die übliche Zahlungsart der Rechnungen ein
- Geben Sie nun den in der Vorbereitung erstellten Genehmigungsprozess mit der automatischen Genehmigung ein
- Führen Sie auch einen Genehmigungsprozess für Rechnungen durch, bei denen wir Unstimmigkeiten festgestellt haben
Buchhaltung
- Öffnen Sie das Lieferantenprofil (Hauptmenü/Lieferant)
- Wählen Sie die Kategorie „Buchhaltungsregeln“
- Geben Sie ein Sachkonto für die Steuerregel/den Steuersatz an, die/der in den Rechnungen normalerweise angegeben ist
Hinweis: Wenn auf den Rechnungen in der Regel mehrere Steuersätze aufgeführt sind, können Sie hier mehrere angeben.
Wie funktioniert es?
Wenn die Rechnungen Ihren Vorgaben (Konditionen) entsprechen, werden diese automatisch freigegeben und (sofern eingestellt) auch für die Buchhaltung vorbereitet. Nur wenn die Rechnung von Ihren Bedingungen abweicht, wird Ihnen die Rechnung zur Genehmigung zugesandt.