Einen neuen Benutzer hinzufügen
Jede Person, die auf SMACC zugreift, muss über ein Benutzerkonto verfügen. Das Benutzerkonto dient der Identifizierung des Benutzers.
Die Einstellungen für das Benutzerkonto bestimmen, auf welche Funktionen und Daten der Benutzer zugreifen kann.
Beim Hinzufügen von Benutzern sind folgende Eingaben erforderlich:
- Benutzername (E-Mail-Adresse des Benutzers)
- Die Rolle des Benutzers
- Erlaubnis anzeigen
- Optional: Zu einer Benutzergruppe hinzufügen
Einen neuen Benutzer einladen
- Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
- Wählen Sie Benutzer.
- Klicken Sie auf Neuer Benutzer.
- Geben Sie den Namen und einen eindeutigen Benutzernamen in Form einer E-Mail-Adresse ein. Wählen Sie die Sprache aus, in der der Benutzer eingeladen wird und die SMACC-Oberfläche angezeigt wird.
- Wählen Sie mindestens eine Rolle aus.
- Klicken Sie auf Einladung senden Hinweis: Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen, wird dieser Benutzer aktiviert, wenn die automatisch versendete Einladung (E-Mail) bestätigt wurde und der Benutzer ein Passwort festgelegt hat.
Sehberechtigung erteilen
- Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
- Wählen Sie Dokumentzugriff.
- Fügen Sie nun den neuen Benutzer zur Gruppe Alle hinzu (Sichtberechtigung für alle Dokumente) oder zu einer der anderen Gruppen (Sichtberechtigung nur für einzelne Bereiche). Ein Benutzer kann auch mehreren Gruppen hinzugefügt werden, um ihm Sichtberechtigungen für verschiedene Bereiche (aber nicht alle) zu erteilen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Wenn der neue Benutzer ein Genehmiger ist, benötigt er mindestens die Berechtigung zum Anzeigen für jeden Workflow, in dem er ausgewählt wurde.
Zu Genehmigergruppen hinzufügen
Mit der Funktion „Genehmigergruppen“ können Sie mehrere Benutzer gruppieren. Sie können diese Benutzergruppe auswählen:
- in der Workflow-Konfiguration (anstatt jeden Benutzer einzeln hinzuzufügen).
- in den Ansichtsberechtigungen (anstatt jeden Benutzer einzeln hinzuzufügen)
- Öffnen Sie die Firmeneinstellungen (Hauptmenü/Client).
- Wählen Sie Genehmigergruppen aus.
- Wählen Sie eine der vorhandenen Gruppen aus oder öffnen Sie eine neue.
- Fügen Sie den Benutzer der Gruppe hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.